Algemene Voorwaarden

Deze ‘Algemene Voorwaarden’ zijn de leveringsvoorwaarden die van toepassing zijn op alle opdrachten die door de Klant aan spotit BV, Guldensporenpark 30, Blok C, 9820 Merelbeke, België met ondernemingsnummer BE0553.580.186 (hierna: “spotit”), de opdrachtnemer, worden toegekend.

De Klant en SpotIT worden hierna individueel aangeduid als een ‘Partij’ en gezamenlijk als de ‘Partijen’.

1. DEFINITIES

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Diensten: de diensten geleverd door spotit zoals beschreven in de Offerte en/of de Overeenkomst.
2. Klant: iedere natuurlijke of rechtspersoon, die met spotit een overeenkomst wenst af te sluiten, respectievelijk heeft afgesloten.
3. Overeenkomst: deze Algemene Voorwaarden, de Offerte en elke annex die hieraan toegevoegd is (indien van toepassing) zoals overeengekomen tussen spotit en de Klant.
4. Spotit Personeel: de aandeelhouders, bestuurders, managers, werknemers, agenten en/of zelfstandige consultants die worden ingezet door en werken onder de verantwoordelijkheid van SpotIT voor de levering van de Diensten.
5. Intellectuele Eigendomsrechten: alle industriële en intellectuele eigendomsrechten, inclusief maar niet beperkt tot auteursrecht en naburige rechten, databankrechten, handelsmerken, tekening- of modelrechten, octrooien, aanvullende beschermingscertificaten, recht op knowhow en handelsgeheimen, domeinnamen en alle andere intellectuele eigendomsrechten, al dan niet geregistreerd, met inbegrip van aanvragen, en alle rechten en vormen van bescherming met gelijkwaardige of soortgelijke werking, erkend onder de wetten van elk rechtsgebied in elk deel van de wereld
6. Offerte: een tussen de Partijen overeengekomen document waarin de specifieke voorwaarden en de volledige beschrijving van de Diensten, met inbegrip van eventuele bij de Offerte gevoegde annexen.

2. OVEREENKOMST
   • Deze Algemene Voorwaarden maken een integraal deel uit van de Overeenkomst tussen Spotit en de Klant en zijn van toepassing op elk contract dat betrekking heeft op de Diensten die zijn uiteengezet in een Offerte.
   • De aanvaarding van een Offerte, impliceert de expliciete aanvaarding van de Overeenkomst (met inbegrip van deze Algemene Voorwaarden en elke annex die hieraan is toegevoegd) alsook de onvoorwaardelijke en integrale toestemming tot de inhoud daarvan.
   • De Algemene Voorwaarden hebben voorrang op alle andere voorwaarden die reeds bezorgd zijn, gelijktijdig bezorgd zijn of in de toekomst bezorgd zullen worden, tenzij Partijen expliciet en in geschreven vorm afwijken van deze Algemene Voorwaarden. Deze Overeenkomst vormt de gehele overeenkomst tussen de Klant en Spotit. Het vervangt alle andere verbale en geschreven verklaringen of overeenkomsten die betrekking hebben op Diensten onder de Overeenkomst.
   • Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen zijn tussen de Partijen. Eenzijdig door de Klant opgelegde afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden, worden niet aanvaard.

3. OFFERTES
   • Alle Offertes zijn geheel vrijblijvend en spotit is slechts gebonden indien de Offerte binnen de veertien (14) dagen door de Klant ondertekend en door spotit ontvangen is, waarbij zowel e-mail als post gezien worden als geldige communicatiekanalen.
   • Indien de Klant een Offerte wenst te bevestigen door middel van een “Purchase Order (PO)”, zal een dergelijke PO enkel aanvaard worden in zoverre het verzonden is aan [email protected]. Additionele of afwijkende voorwaarden vermeld op een PO zullen als niet bestaand aanzien worden en bijgevolg geen verbintenis tot stand brengen ten aanzien van spotit.

4. UITVOERING EN TERMIJN
   • Spotit behoudt zich het recht voor haar opdrachten en Diensten uit te voeren naar haar inzicht en werkmethoden, voor zover hierdoor de rechten van de Klant en de verplichtingen van SpotIT niet aangetast worden.
   • De Partijen komen overeen dat SpotIT zijn verplichtingen onder de Overeenkomst uitvoert als onafhankelijke dienstverlener. Alsook komen zij overeen dat niets in de Overeenkomst en de manier waarop de Overeenkomst zal worden uitgevoerd er toe zal leiden dat dit kan worden geïnterpreteerd als enige andere verhouding dan deze van onafhankelijke SpotIT.
   • Bij de uitvoering van de Diensten, kan spotit, zonder voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de Klant, beroep doen op onderaannemers, zijnde freelancers waar spotit op regelmatige basis mee samen werkt en op verbonden vennootschappen.
   • Spotit is slechts gehouden tot opgegeven uitvoeringstermijnen voor zover de Klant binnen de overeengekomen termijnen alle nodige gegevens, stukken, acceptaties of documenten in de overeengekomen vorm zal verstrekken. Eventuele bijkomende en door spotit verantwoorde kosten zijn ten laste van de Klant.
   • De Klant staat in voor het tijdig beschikbaar stellen van documentatie, gegevens, informatie en personeel van de Klant, het tijdig ter beschikking stellen van redelijke faciliteiten en het tijdig aanbrengen van de nodige voorzieningen voor de computerinfrastructuur, bij gebreke waaraan spotit gerechtigd is de levering uit te stellen. Alle kosten die hieruit voortvloeien voor spotit zullen ten laste van de klant zijn.
   • De Klant is verantwoordelijk voor de prestaties en handelingen van zijn personeel en agenten, voor de tijdigheid, juistheid en volledigheid van alle documentatie, gegevens en informatie die door of namens de Klant aan SpotIT worden verstrekt en voor de uitvoering van alle door Spotit in het kader van de Diensten verstrekte adviezen. Spotit mag zonder nadere verificatie gebruik maken van en vertrouwen op de door de Klant verstrekte informatie en gegevens
   • De Diensten worden geleverd als inspanningsverbintenis, in geen geval kan spotit geacht worden gebonden te zijn door een resultaatsverbintenis.

5. LEVERING EN KLACHTEN
   • Leveringen gebeuren op het adres van de Klant, tenzij anders bepaald in de Offerte.
   • Voorafgaand aan het verderzetten van of het opstarten van het operationeel gebruik van hetzij geleverde prestaties, hetzij geleverde materialen, is de Klant verplicht om een redelijkheidstest uit te voeren op de degelijkheid van de prestaties en/of materialen. In afwezigheid van deze redelijkheidstest, kan spotit niet verantwoordelijk worden gesteld voor verwerkingsfouten en de mogelijke ongunstige gevolgen ervan.
   • Voor leveringen van prestaties moeten gebeurlijke betwistingen, om ontvankelijk te zijn, zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de veertien (14) dagen vanaf levering aan onze kantoren schriftelijk gemeld worden. E-mail wordt eveneens als toegestaan communicatiekanaal gezien.
   • Voor leveringen van materialen moeten gebeurlijke betwistingen, om ontvankelijk te zijn, zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de achtenveertig (48) uur vanaf de levering aan onze kantoren schriftelijk gemeld worden.
   • Betwistingen geven nooit recht om betalingen uit te stellen of om de modaliteiten ervan te wijzigen.

6. NORMALE KANTOORUREN EN TARIEVEN
   • De normale kantooruren zijn van 8u00 tot 18u00 op werkdagen. Indien de Klant wenst dat de aangeboden prestaties geleverd worden buiten deze uren, zal dit aan de volgende voorwaarden aangerekend worden, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen:

– op werkdagen na 18u00: normaal tarief + 50%

– op zaterdagen tijdens de normale kantooruren: normaal tarief + 50%

– op zon- en feestdagen: normaal tarief + 100%

• Prestaties geleverd tijdens de voorgaande kantooruren worden gerekend aan normaal tarief + 50% zodra het aantal gepresteerde uren, gerekend per dag, het totaal van acht (8) overschrijdt.

7. ANNULEREN EN VERZETTEN
   • Afhankelijk van de geleverde Diensten, zullen specifieke uitvoeringsdata bepaald worden waarop Personeel van spotit ter beschikking zal worden gesteld van de Klant. Dergelijke specifieke uitvoeringsdata dienen vooraf door de Klant goedgekeurd te worden, waarbij de Klant zijn goedkeuring niet onredelijk zal uitstellen of weigeren.
   • Na goedkeuring van de uitvoeringsdata, kunnen deze enkel nog gewijzigd en of geannuleerd worden onder de voorwaarde dat hiervoor een schriftelijk verzoek wordt gelanceerd en dit verzoek, minstens tien (10) werkdagen voor het plaatsvinden van de uitvoeringsdata die men wenst te wijzigen/annuleren, aanvaard werd door SpotIT. In uitzondering van deze tien (10) werkdagen, geldt voor Managed Services een termijn van drie (3) werkdagen.
   • Indien uitvoeringsdata gewijzigd of geannuleerd worden, op vraag van de Klant, buiten de hierboven vermelde termijnen, gelden volgende annuleringsvergoedingen: (i) Bij wijziging of annulering tussen tien (10) werkdagen en drie (3) werkdagen, voorafgaand aan de uitvoeringsdata, zal een annuleringsvergoeding verschuldigd zijn van 50% van de geplande uitvoeringen. Deze paragraaf is niet van toepassing voor Managed Services. (ii) Bij wijziging of annulering korter dan drie (3) werkdagen voor de uitvoeringsdata, zal een annuleringsvergoeding verschuldigd zijn van 100% van de geplande uitvoeringen. Tijdstip van annulatie/wijziging wordt bepaald op de datum van ontvangst van de schriftelijke aanvraag door spotit.

8. PRIJZEN EN ONKOSTEN
   • Taksen en btw zijn niet inbegrepen en ten laste van de Klant. Alle facturaties zijn onderworpen aan het fiscale regime van kracht bij de uitvoering van de prestaties.
   • De kosten van reizen en verplaatsingen naar, in en terugkerend uit het buitenland, worden in rekening gebracht op basis van reis-en onkosten.
   • De reiskosten bij levering van Diensten ter plaatse bij de Klant, binnen België, voor een periode van minder dan acht (8) uur, zullen forfaitair in rekening worden gebracht.
   • Indien Diensten ter plaatse bij de Klant vereist zijn en/of voorzien zijn in de Offerte, is de Klant eveneens verantwoordelijk om te voorzien in parkeerfaciliteiten voor het Personeel van spotit. Indien dergelijke faciliteiten niet voorzien zijn, aanvaardt de Klant dat alle kosten gelinkt aan parking en/of het gebruik van publiek transport, in het kader van de uitvoering van Diensten, ter zijner kost vallen. Bewijs voor gemaakte onkosten in deze context kunnen worden opgevraagd via [email protected], binnen de termijn van één (1) maand na de facturatie ervan.
   • Verzendingskosten van en naar de afwerkingscentra van Spotit zijn, tenzij anders bepaald in de offerte, ten laste van de klant.
   • Met uitzondering van forfaitaire prijzen, opgenomen in onze offerte, worden de eenheidsprijzen jaarlijks herzien op basis van de evolutie van de nationale referteloonkost DIGITAL (lonen en sociale lasten) gepubliceerd door Agoria. De Agoria-index kan u raadplegen via de overzichtstabel van het landsgemiddelde van de refertelonen (https://www.agoria.be/nl/Refertelonen-overzichtstabellen).

9. FACTURATIE – BETALING
   • Facturatie gebeurt, tenzij anders bepaald in de offerte, na de levering van de prestaties.
   • Facturatie verloopt elektronisch, tenzij anders overeengekomen.
   • Facturen zijn betaalbaar binnen de dertig (30) dagen na factuurdatum. Facturen dienen voldaan te worden, zonder enige korting, op één van de rekeningnummers van spotit.
   • Ingeval van niet-betaling op de vervaldag zal het volgende, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, van toepassing zijn: (i) alle verschuldigde bedragen worden onmiddellijk opeisbaar, ongeacht de overeengekomen betalingsvoorwaarden; (ii) een nalatigheidsinterest van één procent (1 %) per maand op het openstaande saldo en met een minimum van veertig (40) EUR, samen met een forfaitaire vergoeding van tien procent (10%) op het openstaande saldo, waarbij elke begonnen maand als een volledige geldt. spotit zal daarenboven het recht hebben om alle prestaties uit hoofde van dit contract op te schorten tot aanzuivering van alle openstaande facturen. Bovendien zal de spotit recht hebben op een redelijke schadeloosstelling voor alle andere relevante invorderingskosten, overeenkomstig de Belgische wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.
   • Afwijkingen van deze betalingsvoorwaarden zijn enkel mogelijk mits uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.
   • Indien gerechtvaardigd door de financiële positie van de Klant en/of de betalingsuitvoeringen, heeft spotit het recht om de Klant te vragen voorafgaand te betalen. Indien de Klant hieraan geen gevolg geeft, heeft spotit het recht onmiddellijk, zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling, de levering van de Diensten op te schorten tot gevolg gegeven wordt aan het verzoek.

10. EIGENDOM
    • Met uitzondering van de informatie die door de Klant aangeleverd wordt, zal spotit eigendom houden over alle Intellectuele Eigendomsrechten in de werken die door spotit worden geleverd.
    • Behoudens expliciete afwijkingen in de Offerte of in een door beide Partijen ondertekende Overeenkomst, wordt op alle door spotit aangewende of ontwikkelde systemen, programma’s, werkmethoden en welke andere middelen ook, geen enkel recht aan de Klant overgedragen. De Klant kan in geen geval aanspraak maken op enig eigendomsrecht van gebruikte technieken in programmatie, analyse en werkuitvoering, evenals wat betreft de toegepaste ideeën.
    • Spotit is vrijgesteld van alle onderzoek naar de bron, rechtsgeldigheid of werkelijkheid van deze gegevens.
    • Hardware blijft steeds eigendom van spotit tot de volledige betaling van de daarop betrekking hebbende factuur. De Klant aanvaardt evenwel steeds het risico vanaf het ogenblik van de levering.
    • Niettegenstaande enige andersluidende bepaling in deze sectie of de sectie met betrekking tot geheimhouding erkent de Klant dat Spotit, in verband met het uitvoeren van de Diensten, vaardigheden, kennis en ideeën kan ontwikkelen of algemene ervaring kan verwerven. De Klant erkent en stemt ermee in dat SpotIT dergelijke ervaringen, vaardigheden, kennis en ideeën mag gebruiken en openbaar maken voor de normale uitoefening van haar onderneming.
    • Alle Intellectuele Eigendomsrechten en andere eigendomsrechten betreffende het materiaal dat aangeleverd wordt door de Klant voor het uitvoeren van de Diensten zal eigendom blijven van de Klant.

11. GEHEIMHOUDING
    • De Klant en spotit verbinden zich er uitdrukkelijk toe alle fabrieksgeheimen, zakengeheimen of geheimen in verband met persoonlijke en/of vertrouwelijke aangelegenheden waarvan zij voorafgaand aan of tijdens deze Overeenkomst kennis kunnen hebben, geheim te houden zowel tijdens als na het verstrijken van de levering van de Diensten.
    • De Partijen verklaren en erkennen uitdrukkelijk dat deze geheimhouding zowel geldt voor eigen geheimen van spotit als voor deze van klanten, prospecten, leveranciers en geaffilieerde ondernemingen. Er wordt overeengekomen dat gegevens over apparatuur, programmatuur en hun werkwijze, als bedrijfsgeheim worden beschouwd, evenals alle inlichtingen betreffende de operaties van relaties, klanten, prospecten, leveranciers en geaffilieerde ondernemingen van beide Partijen. Uitzondering op bovenstaande wordt gemaakt voor die gegevens die algemeen bekend zijn in de handelskringen of wanneer spotit, respectievelijk de Klant, voorafgaandelijk akkoord tot bekendmaking heeft verleend.
    • Deze paragraaf blijft gelden tot vijf (5) jaar na het beëindigen van de Overeenkomst.

12. PERSOONLIJKE GEGEVENS
    • Persoonlijke gegevens worden verwerkt in lijn met de Privacy Policy van SpotIT zoals gepubliceerd op haar website (en van tijd tot tijd gewijzigd): https://www.spotit.be/privacy-policy/

13. PUBLICITEIT
    • Spotit mag de Klant opnemen in haar klantenlijst. Bovendien mag spotit een korte beschrijving van de Diensten en de naam, het merk en logo van de Klant gebruiken voor publiciteit, marketing en PR-activiteiten. In geen geval, mag de korte omschrijving echter leiden tot een schending van de geheimhoudingsplicht zoals omschreven in deze Algemene Voorwaarden.

14. BEPERKING VAN DE AANSPRAKELIJKHEID
    • Enige vertraging in de uitvoering van de Diensten door Spotit kan geen aanleiding geven tot de betaling van een schadevergoeding. Spotit kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een (gedeeltelijke) niet-uitvoering van de Diensten ten gevolge van de beperkingen eigen aan het voorwerp van de opdracht/het onderzoek en/of de beperkingen opgelegd door een rechtbank, overheid of enige andere autoriteit.
    • De Diensten uitgevoerd door spotit houden een middelenverbintenis in en geen resultaatsverbintenis. De aansprakelijkheid voor alle schade die voortvloeit uit de niet-naleving van de overeengekomen verplichtingen en de geldende wettelijke verplichtingen dient bewezen te worden als zijnde in relatie met een fout die aan spotit kan worden toegewezen. De schadeloosstelling wordt beperkt tot één (1) miljoen euro voor de totaliteit aan Overeenkomsten tussen Partijen, verminderd tot maximaal het door de verzekering aanvaarde bedrag in het geval dit lager zou uitvallen dan één miljoen.
    • In geen geval zal spotit aansprakelijk zijn voor indirecte schade zoals winstderving of enige andere financiële of zakelijke schade, schade veroorzaakt door de beschadiging, het verlies of de vernietiging van gegevens of software of voor om het even welke klacht ingediend door derden. Zelfs als spotit op de hoogte werd gebracht van de mogelijkheid dat dergelijke schade of klacht zich zou kunnen voordoen.
    • Deze beperking prevaleert boven afwijkende bepalingen in aparte overeenkomsten, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk besloten tussen de Partijen.

15. OVERNAME PERSONEEL
    • De Klant zal gedurende de looptijd van de Overeenkomst alsmede het jaar na beëindiging daarvan slechts na uitdrukkelijke voorafgaande goedkeuring door SpotIT, Personeel van SpotIT in dienst nemen, dan wel anderszins direct of indirect voor zich laten werken.
    • Bij overtreding van dit artikel is de Klant een schadevergoeding verschuldigd aan de andere Partij gelijk aan dagprijs * 110 dagen.
    • De Klant erkent dat deze bepaling van essentieel belang is, dat schending van deze verplichting leidt tot materiële schade aan spotit en dat de schadevergoeding bepaald in de voornoemde paragraaf een adequate vergoeding voor de geleden schade is, zonder afbreuk te doen aan het recht van spotit om vergoeding te eisen van de werkelijk geleden schade.

16. DUUR EN BEËINDIGING
    • De duur van de Diensten wordt bepaald in de Offerte.
    • De Overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening van de Offerte door de Partijen, tenzij anders is bepaald in de Offerte.
    • De Klant kan de Overeenkomst, ontstaan door ondertekening van de Offerte of het toezenden van een PO, enkel vroegtijdig beëindigen na schriftelijke ingebrekestelling die voorziet in een periode van twee (2) maanden om de tekortkoming te remediëren.
    • Indien de Klant de Overeenkomst vroegtijdig beëindigt, heeft spotit recht op compensatie vanwege het ontstane verlies. Daarnaast is de Klant gehouden tot betaling van de facturen van de tot op het moment van ontvangst van de aangetekende zending, verrichte prestaties.
    • SpotIT heeft het recht de Overeenkomst vroegtijdig te beëindigen in geval van fraude of een materiële schending van de Overeenkomst door de Klant. In dit geval zal het volledige bedrag voor de (tevens niet-gepresteerde) Diensten zoals uiteengezet in de Offerte onmiddellijk betaalbaar worden voor de Klant.

17. OVERMACHT
    • Als overmacht worden beschouwd, alle oorzaken buiten de redelijke controle van een Partij, zoals, maar niet beperkt tot, onvoorzienbare regeringshandelingen, terroristische activiteiten, sabotage, onteigeningen, rellen, oorlog, natuurrampen, burgerlijke onrust, stroomtekort, explosie, uitval van faciliteiten of materialen door brand, aardbeving, overstroming, storm, arbeidsstoringen, stakingen, het falen van openbare voorzieningen en epidemieën/pandemieën.
    • Op voorwaarde dat alle redelijke maatregelen worden genomen om overmacht te voorkomen, wordt het niet nakomen van enige verplichting door spotit, vanwege overmacht, niet beschouwd als een inbreuk op deze bestaande Overeenkomst. Indien een dergelijke gebeurtenis een vertraging in de uitvoering veroorzaakt of redelijkerwijs kan worden aangenomen dat het een vertraging zal veroorzaken van meer dan drie (3) maanden, kan elke Partij de Offerte of deze gehele Overeenkomst beëindigingen met schriftelijke kennisgeving aan de andere Partij.
    • Overmacht kan niet beschouwd worden als een reden om betaling uit te stellen of de eenzijdig op te zeggen.

18. DIVERS
    • Indien enige bepaling van de tussen Partijen gesloten Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden inbegrepen, in strijd is met dwingende rechterlijke bepalingen, dan wel door de rechter op enige andere grond nietig worden verklaard, betekent dit niet de volledige nietigheid van de Overeenkomst. Partijen dienen de nietig verklaarde bepaling(en) te interpreteren in de geest van de overige bepalingen van de Overeenkomst.
    • Spotit is bevoegd om wijzigingen in deze Algemene Voorwaarden aan te brengen. Deze wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip. spotit zal een dergelijke wijziging bekendmaken via mail. Indien geen tijdstip van inwerkingtreding is medegedeeld, treedt een wijziging jegens de Klant in werking zodra hem de wijziging door spotit is medegedeeld.
    • Deze Overeenkomst is opgesteld en wordt beheerd onder het Belgische recht, met de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Gent, België.

Bekijke de vorige versie hier.