Algemene voorwaarden - 3 mei 2019

Opgelet, deze versie niet de meest recente versie van onze Algemene voorwaarden en dus enkel van toepassing indien contractueel vastgelegd. U kan de meest recente versie van onze Algemene voorwaarden vinden via deze link

Laatst bijgewerkt op 3 mei 2019

Deze ‘algemene voorwaarden’ zijn de leveringsvoorwaarden die van toepassing zijn op alle opdrachten die door de klant aan SpotIT BVBA, Guldensporenpark 30, Blok C, 9820 Merelbeke, België met ondernemingsnummer BE0553.580.186 (hierna: “SpotIT”), de opdrachtnemer, worden toegekend.

 

1. OVEREENKOMST

1.1 De aanvaarding van de offerte, impliceert de aanvaarding van deze algemene voorwaarden, alsook de verzaking aan enige andere voorwaarde.

1.2 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen zijn.

 

2. OFFERTES

2.1 Alle offertes zijn geheel vrijblijvend en SpotIT is slechts gebonden indien de offerte binnen de veertien (14) dagen door klant ondertekend en door SpotIT ontvangen is. Waarbij zowel e-mail als post gezien worden als mogelijke communicatiekanalen.

2.2 Indien, en voor zover een goede uitvoering van de Overeenkomst dit vereist, heeft SpotIT het recht om de werkzaamheden door derden te laten verrichten. 

 

3. UITVOERING EN TERMIJN

3.1 SpotIT behoudt zich het recht voor haar opdrachten en diensten uit te voeren naar haar inzicht en werkmethoden, voor zover hierdoor de rechten van de klant en de verplichtingen van SpotIT niet aangetast worden.

3.2 SpotIT is slechts gehouden tot opgegeven uitvoeringstermijnen voor zover de klant binnen de overeengekomen termijnen alle nodige gegevens, stukken, acceptaties of documenten in de overeengekomen vorm zal verstrekken. Eventuele bijkomende en door SpotIT verantwoorde kosten zijn ten laste van de klant.

3.3 De klant staat in voor het tijdig aanbrengen van de nodige voorzieningen voor de computerinfrastructuur, bij gebreke waaraan SpotIT gerechtigd is de levering uit te stellen. Alle kosten die hieruit voortvloeien voor SpotIT zullen ten laste van de klant zijn.

 

4. LEVERING EN KLACHTEN

4.1 Leveringen gebeuren op het adres van de klant, tenzij anders bepaald in de offerte.

4.2 Vooraleer tot het operationeel gebruik van de verwerkingsresultaten over te gaan, is de klant gehouden om op basis van zijn kennis een redelijke controle op de degelijkheid van de resultaten te verrichten.

4.3 Bij ontstentenis van deze controle zal SpotIT niet verantwoordelijk kunnen gesteld worden voor eventuele verwerkingsfouten en hun eventuele nadelige gevolgen.

4.4 Voor leveringen van prestaties moeten gebeurlijke betwistingen, om ontvankelijk te zijn, zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de veertien (14) dagen vanaf levering aan onze kantoren schriftelijk gemeld worden. E-mail wordt eveneens als toegestaan communicatiekanaal gezien.

4.4 Voor leveringen van materialen moeten gebeurlijke betwistingen, om ontvankelijk te zijn, zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de achtenveertig (48) uur vanaf de levering aan onze kantoren schriftelijk gemeld worden.

4.5 Betwistingen geven nooit recht om betalingen uit te stellen of om de modaliteiten ervan te wijzigen.

 

5. NORMALE KANTOORUREN EN TARIEVEN

5.1 De normale kantooruren zijn van 8u00 tot 18u00 op werkdagen. Indien de klant wenst dat de aangeboden prestaties geleverd worden buiten deze uren, zal dit aan de volgende voorwaarden aangerekend worden, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen:

- op werkdagen na 18u00: normaal tarief + 50%

- op zaterdagen tijdens de normale kantooruren: normaal tarief + 50%

- op zon- en feestdagen: normaal tarief + 100%

 

5.2 Prestaties geleverd tijdens de voorgaande kantooruren worden gerekend aan normaal tarief + 50% zodra het aantal gepresteerde uren, gerekend per dag, het totaal van acht (8) overschrijdt.

 

6. ANNULEREN EN VERZETTEN

6.1 Tenzij anders overeengekomen, kunnen ingeplande en bevestigde prestaties enkel verzet of geannuleerd worden onder de voorwaarde dat de schriftelijke aanvraag minimaal tien (10) werkdagen voorafgaand aan de datum van levering ontvangen en aanvaard werden door SpotIT.

6.2 In afwijking van 6.1 geldt voor Managed Services die on site gebeuren, een minimale termijn van drie (3) werkdagen voorafgaand aan de levering van de prestaties.

6.3 Indien de prestaties later dan tien (10) werkdagen voorafgaand aan de levering worden geannuleerd of verzet, worden volgende annuleringskosten aangerekend:

(i) Voor alle wijzigingen/annuleringen tussen de tien (10) werkdagen en drie (3) werkdagen voorafgaand aan de levering van de prestaties, wordt 50% van de geplande prestaties aangerekend. (niet van toepassing voor Managed Services on site)

(ii) Voor alle wijzigingen/annuleringen binnen de drie (3) werkdagen voorafgaand aan de levering van de prestaties, wordt 100% van de geplande prestaties aangerekend.

De bepaling van het tijdsbestek waarin de annulering valt, wordt bepaald door het tijdstip van ontvangst door SpotIT.

 

7. PRIJZEN EN ONKOSTEN

7.1 Taksen en btw zijn niet inbegrepen en ten laste van de klant. Alle facturaties zijn onderworpen aan het fiscale regime van kracht bij de uitvoering van de prestaties.

7.2 Tijdens de duur van de overeenkomst, dient de klant parking te voorzien voor de consultants ter plaatse. Indien dit niet het geval is, zullen parkeerkosten doorgerekend worden aan de klant. Als parkeerkosten kunnen gezien worden: kosten van openbare parkeerruimten, parkings en openbaar vervoer.

7.3 De kosten van eventuele verplaatsingen naar en in het buitenland worden forfaitair aangerekend, tenzij anders overeengekomen. Verzendingskosten van en naar de afwerkingscentra van SpotIT BVBA zijn, tenzij anders bepaald in de offerte, ten laste van de klant.

7.4 Met uitzondering van forfaitaire prijzen, opgenomen in onze offerte, worden de eenheidsprijzen jaarlijks herzien op basis van de evolutie van de nationale referentie uurloonkosten (lonen en sociale lasten) gepubliceerd door Agoria. De Agoria-index kan u raadplegen via de overzichtstabel van het landsgemiddelde van de refertelonen (https://www.agoria.be/nl/Refertelonen-overzichtstabellen).

 

8. FACTURATIE - BETALING

8.1 De facturatie gebeurt, tenzij anders bepaald in de offerte, na de levering van de prestaties.

8.2 De facturen, opgesteld door SpotIT uit hoofde van geleverde diensten, prestaties of materialen, tenzij anders bepaald in de offerte, dienen binnen de 30 dagen na factuurdatum betaald te worden. Zij zijn, zonder disconto, te vereffenen op één van onze bankrekeningen.

8.3 Ingeval van niet-betaling op de vervaldag zal het volgende, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, van toepassing zijn:

(i) alle verschuldigde bedragen worden onmiddellijk opeisbaar, ongeacht de overeengekomen betalingsvoorwaarden;

(ii) een nalatigheidsinterest van 1 % per maand op het openstaande saldo en met een minimum van 40 EUR, samen met een forfaitaire vergoeding van 10% op het openstaande saldo, waarbij elke begonnen maand als een volledige geldt. SpotIT BVBA zal daarenboven het recht hebben om alle prestaties uit hoofde van dit contract op te schorten tot aanzuivering van alle openstaande facturen.  (iii) Bovendien zal de opdrachtnemer recht hebben op een redelijke schadeloosstelling voor alle andere relevante invorderingskosten, overeenkomstig de Belgische wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

8.4 Afwijkingen van deze betalingsvoorwaarden zijn enkel mogelijk mits uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

 

9. EIGENDOM

9.1 Met uitzondering van de informatie die door de klant aangeleverd wordt, zal SpotIT eigendom houden over alle auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten die wereldwijd bestaan in de werken die door SpotIT worden geleverd.

9.2 Behoudens expliciete afwijkingen in de offerte of in een door beide partijen ondertekende overeenkomst, wordt op alle door SpotIT aangewende of ontwikkelde systemen, programma’s, werkmethoden en welke andere middelen ook, geen enkel recht aan de klant overgedragen. De klant kan in geen geval aanspraak maken op enig eigendomsrecht van gebruikte technieken in programmatie, analyse en werkuitvoering, evenals wat betreft de toegepaste ideeën.

9.3 SpotIT is vrijgesteld van alle onderzoek naar de bron, rechtsgeldigheid of werkelijkheid van deze gegevens.

9.4 Hardware blijft steeds eigendom van SpotIT BVBA tot de volledige betaling van de daarop betrekking hebbende factuur. De opdrachtgever aanvaardt evenwel steeds het risico vanaf het ogenblik van de levering.

 

10. GEHEIMHOUDING

10.1 De klant en SpotIT BVBA verbinden zich er uitdrukkelijk toe alle fabrieksgeheimen, zakengeheimen of geheimen in verband met persoonlijke en/of vertrouwelijke aangelegenheden waarvan zij tijdens deze overeenkomst kennis kunnen hebben, geheim te houden zowel tijdens als na het verstrijken van de opdracht.

10.2 Partijen verklaren en erkennen uitdrukkelijk dat deze geheimhouding zowel geldt voor eigen geheimen van SpotIT BVBA als voor deze van klanten, prospecten, leveranciers en geaffilieerde ondernemingen. Er wordt overeengekomen dat gegevens over apparatuur, programmatuur en hun werkwijze, als bedrijfsgeheim worden beschouwd, evenals alle inlichtingen betreffende de operaties van relaties, klanten, prospecten, leveranciers en geaffilieerde ondernemingen van beide partijen. Uitzondering op bovenstaande wordt gemaakt voor die gegevens die algemeen bekend zijn in de handelskringen of wanneer SpotIT BVBA, respectievelijk de klant, voorafgaandelijk akkoord tot bekendmaking heeft verleend.

 

11. BEPERKING VAN DE AANSPRAKELIJKHEID

11.1 Enige vertraging in de uitvoering van de opdracht door SpotIT kan geen aanleiding geven tot de betaling van een schadevergoeding. SpotIT kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een (gedeeltelijke) niet-uitvoering van de opdracht ten gevolge van de beperkingen eigen aan het voorwerp van de opdracht/het onderzoek en/of de beperkingen opgelegd door een autoriteit.

11.2 De opdracht uitgevoerd door SpotIT houdt een middelenverbintenis in en geen resultaatsverbintenis. De aansprakelijkheid voor alle schade die voortvloeit uit de niet-naleving van de overeengekomen verplichtingen en de geldende wettelijke verplichtingen dient bewezen te worden als zijnde in relatie met een fout die aan SpotIT kan worden toegewezen. De schadeloosstelling wordt beperkt tot één miljoen euro voor de totaliteit aan Overeenkomsten tussen Partijen, verminderd tot maximaal het door de verzekering aanvaarde bedrag in het geval dit lager zou uitvallen dan één miljoen.

11.3 In geen geval zal SpotIT aansprakelijk zijn voor indirecte schade zoals winstderving of enige andere financiële of zakelijke schade, schade veroorzaakt door de beschadiging, het verlies of de vernietiging van gegevens of software of voor om het even welke klacht ingediend door derden. Zelfs als SpotIT op de hoogte werd gebracht van de mogelijkheid dat dergelijke schade of klacht zich zou kunnen voordoen.

11.4 Deze beperking heerst boven afwijkende bepalingen in aparte overeenkomsten, tenzij uitdrukkelijk anders besloten.

 

12. OVERNAME PERSONEEL

12.1 De klant zal gedurende de looptijd van de overeenkomst alsmede het jaar na beëindiging daarvan slechts nadat goed zakelijk overleg met de andere partij heeft plaats gehad, medewerkers van de andere partij die betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de overeenkomst in dienst nemen, dan wel anderszins direct of indirect voor zich laten werken.

12.2 Bij overtreding van dit artikel is de klant een schadevergoeding verschuldigd aan de andere partij gelijk aan dagprijs * 110 dagen.

 

13. DUUR EN BEËINDIGING

13.1 De duur van de opdracht wordt bepaald in de offerte.

13.2 De klant kan de overeenkomst, ontstaan door ondertekening van de offerte of het toezenden van een PO, enkel vroegtijdig beëindigen na schriftelijke ingebrekestelling die voorziet in een periode van 2 maanden om de tekortkoming te remediëren.

13.3 Indien de klant de overeenkomst vroegtijdig beëindigt, heeft SpotIT recht op compensatie vanwege het ontstane verlies. Daarnaast is de klant gehouden tot betaling van de facturen van de tot op het moment van ontvangst van de aangetekende zending, verrichte prestaties.

 

14. OVERMACHT

14.1 Geen enkele boete of vergoeding kan geëist worden in geval van overmacht of gebeurtenissen, zoals bijvoorbeeld lock-out, epidemie, algehele of gedeeltelijke mobilisatie, opeising, brand, overstroming, staking.

De vreemde oorzaak, het toeval of andere vormen van overmacht waarop een partij zich wil beroepen moeten, op straffe van verval, bij aangetekend schrijven meegedeeld worden aan de andere partij binnen de acht dagen na het optreden van overmacht, tenzij deze melding eveneens door overmacht onmogelijk wordt gemaakt.

 

15. WIJZIGINGEN

15.1 Indien enige bepaling van de tussen partijen gesloten overeenkomst, deze voorwaarden inbegrepen, in strijd is met dwingende rechterlijke bepalingen, dan wel door de rechter op enige andere grond nietig worden verklaard, betekent dit niet de volledige nietigheid van de overeenkomst. Partijen dienen de nietig verklaarde bepaling(en) te interpreteren in de geest van de overeenkomst.

15.2 SpotIT BVBA is bevoegd om wijzigingen in deze voorwaarden aan te brengen. Deze wijzigingen treden in werken op het aangekondigde tijdstip. SpotIT zal een dergelijke wijziging bekendmaken via mail. Indien geen tijdstip van inwerkingtreding is medegedeeld, treedt een wijziging jegens de opdrachtgever in werking zodra hem de wijziging door SpotIT BVBA is medegedeeld.

 

16. RECHTSBEVOEGDHEID

16.1 De overeenkomsten worden uitgevoerd overeenkomstig de Belgische wetten en gebruiken. Elke betwisting of gevolg hiervan zal enkel beslecht worden door de Rechtbanken van Gent, zelfs indien voor de betaling wissels werden getrokken, betaalbaar gesteld ter woonplaats van de koper.

 

Voorgaande versie van de algemene voorwaarden:

Algemene voorwaarden versie 2019.1, 14 januari 2019