Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt op 16/06/2020


Deze ‘Algemene Voorwaarden’ zijn de leveringsvoorwaarden die van toepassing zijn op alle opdrachten die door de Klant aan SpotIT BV, Guldensporenpark 30, Blok C, 9820 Merelbeke, België met ondernemingsnummer BE0553.580.186 (hierna: “SpotIT”), de opdrachtnemer, worden toegekend.

1. OVEREENKOMST

1.1 De aanvaarding van de offerte, impliceert de aanvaarding van deze Algemene Voorwaarden.
1.2 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen zijn. Eenzijdig opgelegde afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden, worden niet aanvaard. 

2. OFFERTES

2.1 Alle offertes zijn geheel vrijblijvend en SpotIT is slechts gebonden indien de offerte binnen de veertien (14) dagen door klant ondertekend en door SpotIT ontvangen is, waarbij zowel e-mail als post gezien worden als geldige communicatiekanalen.
2.2  Indien de Klant een Werkorder wenst te bevestigen door middel van een “Purchase Order (PO)”, zal een dergelijke PO enkel aanvaard worden in zoverre het verzonden is aan [email protected] Algemene Voorwaarden opgenomen op een PO worden niet aanvaard, in lijn met 1.2. 

3. UITVOERING EN TERMIJN

3.1 SpotIT behoudt zich het recht voor haar opdrachten en diensten uit te voeren naar haar inzicht en werkmethoden, voor zover hierdoor de rechten van de klant en de verplichtingen van SpotIT niet aangetast worden.
3.2 Bij de uitvoering van de Diensten, kan Dienstverlener, zonder voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de Klant, beroep doen op onderaannemers, zijnde freelancers waar de Dienstverlener op regelmatige basis mee samen werkt en op Verbonden Vennootschappen. 
3.3 SpotIT is slechts gehouden tot opgegeven uitvoeringstermijnen voor zover de klant binnen de overeengekomen termijnen alle nodige gegevens, stukken, acceptaties of documenten in de overeengekomen vorm zal verstrekken. Eventuele bijkomende en door SpotIT verantwoorde kosten zijn ten laste van de klant.
3.4 De klant staat in voor het tijdig aanbrengen van de nodige voorzieningen voor de computerinfrastructuur, bij gebreke waaraan SpotIT gerechtigd is de levering uit te stellen. Alle kosten die hieruit voortvloeien voor SpotIT zullen ten laste van de klant zijn.
3.5 Diensten worden geleverd als inspanningsverbintenis; in geen geval kan SpotIT geacht worden gebonden te zijn door een resultaatsverbintenis. 

4. LEVERING EN KLACHTEN

4.1 Leveringen gebeuren op het adres van de klant, tenzij anders bepaald in de offerte.
4.2 Voorafgaand aan het verderzetten van of het opstarten van het operationeel gebruik van hetzij geleverde prestaties, hetzij geleverde materialen, is de Klant verplicht om een redelijkheidstest uit te voeren op de degelijkheid van de prestaties en/of materialen. In afwezigheid van deze redelijkheidstest, kan SpotIT niet verantwoordelijk worden gesteld voor verwerkingsfouten en de mogelijke ongunstige gevolgen ervan. 
4.3 Voor leveringen van prestaties moeten gebeurlijke betwistingen, om ontvankelijk te zijn, zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de veertien (14) dagen vanaf levering aan onze kantoren schriftelijk gemeld worden. E-mail wordt eveneens als toegestaan communicatiekanaal gezien.
4.4 Voor leveringen van materialen moeten gebeurlijke betwistingen, om ontvankelijk te zijn, zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de achtenveertig (48) uur vanaf de levering aan onze kantoren schriftelijk gemeld worden.
4.5 Betwistingen geven nooit recht om betalingen uit te stellen of om de modaliteiten ervan te wijzigen.

5. NORMALE KANTOORUREN EN TARIEVEN

5.1 De normale kantooruren zijn van 8u00 tot 18u00 op werkdagen. Indien de klant wenst dat de aangeboden prestaties geleverd worden buiten deze uren, zal dit aan de volgende voorwaarden aangerekend worden, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen:
- op werkdagen na 18u00: normaal tarief + 50%
- op zaterdagen tijdens de normale kantooruren: normaal tarief + 50%
- op zon- en feestdagen: normaal tarief + 100%
5.2 Prestaties geleverd tijdens de voorgaande kantooruren worden gerekend aan normaal tarief + 50% zodra het aantal gepresteerde uren, gerekend per dag, het totaal van acht (8) overschrijdt. 

6. ANNULEREN EN VERZETTEN

6.1 Afhankelijk van de geleverde Diensten, zullen specifieke uitvoeringsdata bepaald worden waarop Personeel van Dienstverlener ter beschikking zal worden gesteld van de Klant. Dergelijke specifieke uitvoeringsdata dienen vooraf door de Klant goedgekeurd te worden, waarbij de Klant zijn goedkeuring niet onredelijk zal uitstellen of weigeren. 
6.2 Na goedkeuring van de uitvoeringsdata, kunnen deze enkel nog gewijzigd en of geannuleerd worden onder de voorwaarden dat hiervoor een schriftelijke verzoek wordt gelanceerd en dit verzoek, minstens tien (10) Werkdagen voor het plaatsvinden van de uitvoeringsdata die men wenst te wijzigen/annuleren, aanvaard werd door Dienstverlener. In uitzondering van deze tien (10) Werkdagen, geldt voor Managed Services een termijn van drie (3) Werkdagen. 
6.3 Indien uitvoeringsdata gewijzigd of geannuleerd worden, op vraag van de klant, buiten de hierboven vermelde termijnen, gelden volgende annuleringsvergoedingen: (i) Bij wijziging of annulering tussen de tien (10) Werkdagen en drie (3) Werkdagen, voorafgaand aan de uitvoeringsdata, zal een annuleringsvergoeding verschuldigd zijn van 50% van de geplande uitvoeringen. Deze paragraaf is niet van toepassing voor Managed Services. (ii) Bij wijziging of annulering korter dan drie (3) Werkdagen voor de uitvoeringsdata, zal een annuleringsvergoeding verschuldigd zijn van 100% van de geplande uitvoeringen.  Tijdstip van annulatie/wijziging wordt bepaald op de datum van ontvangst van de schriftelijke aanvraag door SpotIT.

7. PRIJZEN EN ONKOSTEN

7.1 Taksen en btw zijn niet inbegrepen en ten laste van de klant. Alle facturaties zijn onderworpen aan het fiscale regime van kracht bij de uitvoering van de prestaties.
7.2 De kosten van reizen en verplaatsingen naar, in en terugkerend uit het buitenland, worden in rekening gebracht op basis van reis-en onkosten.
7.3 De reiskosten bij levering van Diensten ter plaatse bij de Klant, binnen België, voor een periode van minder dan acht (8) uur, zullen forfaitair in rekening worden gebracht. 
7.4 Indien Diensten ter plaatse bij de Klant vereist zijn en/of voorzien zijn in het Werkorder, is Klant eveneens verantwoordelijk om te voorzien in parkeerfaciliteiten voor het Personeel van Dienstverlener. Indien dergelijke faciliteiten niet voorzien zijn, aanvaardt de Klant dat alle kosten gelinkt aan parking en/of het gebruik van publiek transport, in het kader van de uitvoering van diensten, ter zijner kost vallen. Bewijs voor gemaakte onkosten in deze context kunnen worden opgevraagd via [email protected], binnen de termijn van één (1) maand na de facturatie ervan.
7.5 Verzendingskosten van en naar de afwerkingscentra van SpotIT zijn, tenzij anders bepaald in de offerte, ten laste van de klant.
7.6 Met uitzondering van forfaitaire prijzen, opgenomen in onze offerte, worden de eenheidsprijzen jaarlijks herzien op basis van de evolutie van de nationale referentie uurloonkosten (lonen en sociale lasten) gepubliceerd door Agoria. De Agoria-index kan u raadplegen via de overzichtstabel van het landsgemiddelde van de refertelonen (https://www.agoria.be/nl/Refertelonen-overzichtstabellen).
 

8. FACTURATIE - BETALING

8.1 Facturatie gebeurt, tenzij anders bepaald in de offerte, na de levering van de prestaties.
8.2 Facturatie verloopt elektronisch, tenzij anders overeengekomen. 
8.3 Facturen zijn betaalbaar binnen de dertig (30) dagen na factuurdatum. Facturen dienen voldaan te worden, zonder enige korting, op één van de rekeningnummers van Dienstverlener. 
8.4 Ingeval van niet-betaling op de vervaldag zal het volgende, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, van toepassing zijn: (i) alle verschuldigde bedragen worden onmiddellijk opeisbaar, ongeacht de overeengekomen betalingsvoorwaarden; (ii) een nalatigheidsinterest van 1 % per maand op het openstaande saldo en met een minimum van 40 EUR, samen met een forfaitaire vergoeding van 10% op het openstaande saldo, waarbij elke begonnen maand als een volledige geldt. SpotIT zal daarenboven het recht hebben om alle prestaties uit hoofde van dit contract op te schorten tot aanzuivering van alle openstaande facturen.  (iii) Bovendien zal de opdrachtnemer recht hebben op een redelijke schadeloosstelling voor alle andere relevante invorderingskosten, overeenkomstig de Belgische wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. 
8.5 Afwijkingen van deze betalingsvoorwaarden zijn enkel mogelijk mits uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

9. EIGENDOM

9.1 Met uitzondering van de informatie die door de klant aangeleverd wordt, zal SpotIT eigendom houden over alle auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten die wereldwijd bestaan in de werken die door SpotIT worden geleverd.
9.2 Behoudens expliciete afwijkingen in de offerte of in een door beide partijen ondertekende overeenkomst, wordt op alle door SpotIT aangewende of ontwikkelde systemen, programma’s, werkmethoden en welke andere middelen ook, geen enkel recht aan de klant overgedragen. De klant kan in geen geval aanspraak maken op enig eigendomsrecht van gebruikte technieken in programmatie, analyse en werkuitvoering, evenals wat betreft de toegepaste ideeën.
9.3 SpotIT is vrijgesteld van alle onderzoek naar de bron, rechtsgeldigheid of werkelijkheid van deze gegevens.
9.4 Hardware blijft steeds eigendom van SpotIT tot de volledige betaling van de daarop betrekking hebbende factuur. De opdrachtgever aanvaardt evenwel steeds het risico vanaf het ogenblik van de levering.

10. GEHEIMHOUDING

10.1 De klant en SpotIT verbinden zich er uitdrukkelijk toe alle fabrieksgeheimen, zakengeheimen of geheimen in verband met persoonlijke en/of vertrouwelijke aangelegenheden waarvan zij tijdens deze overeenkomst kennis kunnen hebben, geheim te houden zowel tijdens als na het verstrijken van de opdracht.
10.2 Partijen verklaren en erkennen uitdrukkelijk dat deze geheimhouding zowel geldt voor eigen geheimen van SpotIT als voor deze van klanten, prospecten, leveranciers en geaffilieerde ondernemingen. Er wordt overeengekomen dat gegevens over apparatuur, programmatuur en hun werkwijze, als bedrijfsgeheim worden beschouwd, evenals alle inlichtingen betreffende de operaties van relaties, klanten, prospecten, leveranciers en geaffilieerde ondernemingen van beide partijen. Uitzondering op bovenstaande wordt gemaakt voor die gegevens die algemeen bekend zijn in de handelskringen of wanneer SpotIT, respectievelijk de klant, voorafgaandelijk akkoord tot bekendmaking heeft verleend.
10.3 Deze paragraaf blijft gelden tot vijf (5) jaar na het beëindigen van de overeenkomst.

11. BEPERKING VAN DE AANSPRAKELIJKHEID

11.1 Enige vertraging in de uitvoering van de opdracht door SpotIT kan geen aanleiding geven tot de betaling van een schadevergoeding. SpotIT kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een (gedeeltelijke) niet-uitvoering van de opdracht ten gevolge van de beperkingen eigen aan het voorwerp van de opdracht/het onderzoek en/of de beperkingen opgelegd door een autoriteit.
11.2 De opdracht uitgevoerd door SpotIT houdt een middelenverbintenis in en geen resultaatsverbintenis. De aansprakelijkheid voor alle schade die voortvloeit uit de niet-naleving van de overeengekomen verplichtingen en de geldende wettelijke verplichtingen dient bewezen te worden als zijnde in relatie met een fout die aan SpotIT kan worden toegewezen. De schadeloosstelling wordt beperkt tot één miljoen euro voor de totaliteit aan Overeenkomsten tussen Partijen, verminderd tot maximaal het door de verzekering aanvaarde bedrag in het geval dit lager zou uitvallen dan één miljoen.
11.3 In geen geval zal SpotIT aansprakelijk zijn voor indirecte schade zoals winstderving of enige andere financiële of zakelijke schade, schade veroorzaakt door de beschadiging, het verlies of de vernietiging van gegevens of software of voor om het even welke klacht ingediend door derden. Zelfs als SpotIT op de hoogte werd gebracht van de mogelijkheid dat dergelijke schade of klacht zich zou kunnen voordoen.
11.4 Deze beperking prevaleert boven afwijkende bepalingen in aparte overeenkomsten, tenzij uitdrukkelijk anders besloten. 

12. OVERNAME PERSONEEL

12.1 De klant zal gedurende de looptijd van de overeenkomst alsmede het jaar na beëindiging daarvan slechts nadat goed zakelijk overleg met de andere partij heeft plaats gehad, medewerkers van de andere partij die betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de overeenkomst in dienst nemen, dan wel anderszins direct of indirect voor zich laten werken.
12.2 Bij overtreding van dit artikel is de klant een schadevergoeding verschuldigd aan de andere partij gelijk aan dagprijs * 110 dagen.

13. DUUR EN BEËINDIGING

13.1 De duur van de opdracht wordt bepaald in de offerte.
13.2 De klant kan de overeenkomst, ontstaan door ondertekening van de offerte of het toezenden van een PO, enkel vroegtijdig beëindigen na schriftelijke ingebrekestelling die voorziet in een periode van 2 maanden om de tekortkoming te remediëren. 
13.3 Indien de klant de overeenkomst vroegtijdig beëindigt, heeft SpotIT recht op compensatie vanwege het ontstane verlies. Daarnaast is de klant gehouden tot betaling van de facturen van de tot op het moment van ontvangst van de aangetekende zending, verrichte prestaties. 

14. OVERMACHT

14.1 Als overmacht worden beschouwd, alle oorzaken buiten de redelijke controle van een partij, zoals, maar niet beperkt tot, regeringshandelingen, terroristische activiteiten, sabotage, onteigeningen, rellen, oorlog, natuurrampen, burgerlijke onrust, stroomtekort, explosie, uitval van faciliteiten of materialen door brand, aardbeving, overstroming, storm, arbeidsstoringen, stakingen, het falen van openbare voorzieningen en epidemieën/pandemieën.
14.2 Op voorwaarde dat alle redelijke maatregelen worden genomen om overmacht te voorkomen, wordt het niet nakomen van enige verplichting door SpotIT, vanwege overmacht, niet beschouwd als een inbreuk op deze bestaande overeenkomst. Indien een dergelijke gebeurtenis een vertraging in de uitvoering veroorzaakt of redelijkerwijs kan worden aangenomen dat het een vertraging zal veroorzaken van meer dan drie maanden, kan elke Partij het relevante Werkorder of deze gehele overeenkomst beëindigingen met schriftelijke kennisgeving aan de andere Partij. 
14.3 Overmacht kan niet beschouwd worden als een reden om betaling uit te stellen of de eenzijdig op te zeggen. 

15. Divers

15.1 Indien enige bepaling van de tussen partijen gesloten overeenkomst, deze voorwaarden inbegrepen, in strijd is met dwingende rechterlijke bepalingen, dan wel door de rechter op enige andere grond nietig worden verklaard, betekent dit niet de volledige nietigheid van de overeenkomst. Partijen dienen de nietig verklaarde bepaling(en) te interpreteren in de geest van de overeenkomst. 
15.2 SpotIT is bevoegd om wijzigingen in deze voorwaarden aan te brengen. Deze wijzigingen treden in werken op het aangekondigde tijdstip. SpotIT zal een dergelijke wijziging bekendmaken via mail. Indien geen tijdstip van inwerkingtreding is medegedeeld, treedt een wijziging jegens de opdrachtgever in werking zodra hem de wijziging door SpotIT is medegedeeld. 
15.3 Deze Overeenkomst is opgesteld en wordt beheerd onder het Belgische recht, met de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Gent, België. 

 

Vorige versies van de Algemene Voorwaarden: