Fednot ondersteunt notarissen veilig en vlot digitaal
Fednot, de federatie van het notariaat in België, speelt een cruciale rol in de ondersteuning van notariskantoren op juridisch, administratief en technologisch vlak. Met meer dan 1.100 kantoren, 1.754 notarissen en bijna 10.000 medewerkers is digitalisering onmisbaar om efficiëntie te bevorderen en dienstverlening te optimaliseren.
IT vormt hierbij het fundament: zonder betrouwbare IT-platformen en slimme applicaties kunnen notarissen hun werk simpelweg niet uitvoeren. Fednot profileert zich dan ook als een pionier in IT-innovatie. Voorbeelden hiervan zijn Izimi, een ultrabeveiligde digitale kluis, en Biddit, een digitaal biedplatform dat de vastgoedmarkt vernieuwt.
Om de uitdagingen van snelle digitalisering te tackelen, zet Fednot in op standaardisatie, automatisatie en strategische samenwerkingen. Spotit is een vaste en betrouwbare partner die deze ambities mee helpt realiseren. Program Manager Vincent Arijs deelt hoe deze samenwerking leidt tot tastbare resultaten en innovatieve oplossingen.

Meer tijd voor cliënten dankzij digitale innovatie
Digitalisering en innovatie zijn de kern van Fednot’s strategie. De ICT-afdeling, met meer dan 100 specialisten uit diverse vakgebieden, ontwikkelt en beheert IT-oplossingen die notarissen ondersteunen in hun dagelijks werk. Fednot biedt vandaag bijna 50 maatwerktools voor notariskantoren, gericht op dematerialisatie en administratieve vereenvoudiging.
Dankzij deze informatisering verlopen de interacties tussen notariskantoren en overheidsadministraties efficiënter en soepeler. Dit stelt notarissen in staat om hun echte missie te vervullen: cliënten adviseren bij de sleutelmomenten in hun leven.
“Alle notariskantoren rekenen dagelijks op de applicaties en tools,” vertelt Vincent Arijs. “Ze verwachten niet alleen dat alles altijd werkt, maar ook dat we flexibel inspelen op hun veranderende behoeften. Dat vraagt om een IT-afdeling die snel kan schakelen, zonder in te boeten op kwaliteit.”
Het garanderen van 24/7 operationele beschikbaarheid en bereikbare applicaties is voor ons van cruciaal belang. Dat vraagt om een betrouwbaar IT-platform, een performant netwerk en duidelijke processen. Hier werken we elke dag met precisie aan – niets wordt aan het toeval overgelaten.
Inzetten op standaardisatie: eenvoud en efficiëntie als fundament
De nood om snel in te spelen op nieuwe en veranderende businessbehoeften vraagt om een wendbare IT-omgeving. Dat is niet altijd evident. Hoe pakt Fednot dit aan? “We hebben vol ingezet op vereenvoudiging, standaardisatie en automatisatie, altijd met maximale beveiliging,” legt Vincent Arijs uit.
Standaardisatie is een van de kernpijlers in Fednot’s IT-strategie. “Concreet betekent dit dat we minder IT-tools gebruiken, maar de tools die we wél inzetten optimaal benutten,” zegt Arijs. “We hebben een IT-blueprint ontwikkeld: een gestandaardiseerde omgeving waarin snel en efficiënt nieuwe oplossingen kunnen worden opgezet en uitgerold, met solide beveiliging als basis. Op termijn willen we het aantal applicaties verminderen en beter integreren. Minder tools, maar meer samenhang – daar ligt de echte toegevoegde waarde voor onze gebruikers.”
Deze aanpak geldt ook voor samenwerkingen met partners. “We hebben bewust gekozen voor minder leveranciers, maar wel voor partners die onze organisatie door en door begrijpen en ons effectief vooruithelpen. Met spotit hebben we zo’n relatie. We kunnen diepgaande technologische gesprekken voeren en krijgen precies de ondersteuning die we nodig hebben,” benadrukt Arijs.
We weten dat we niet alles van technologie kunnen kennen, en daarom verwachten we van onze partners dat ze ons begeleiden en ondersteunen met de expertise die wij missen. We kiezen bewust voor minder leveranciers, maar investeren in langdurige partnerships met degenen die we selecteren.
Automatisatie: slimmer werken
Automatisatie is eveneens een sleutelelement in de modernisering van IT-processen. Een voorbeeld van automatisatie waar ze binnen de IT-afdeling van Fednot mee bezig zijn, is infrastructure-as-a-code. Deze aanpak maakt het mogelijk om configuraties te automatiseren met herbruikbare templates, waardoor systemen veel sneller kunnen worden opgeleverd.
“Dit levert niet alleen aanzienlijke tijdswinst op, maar geeft ons ook de ruimte om nieuwe technologieën te verkennen, zoals AI,” licht Vincent Arijs toe.

Beveiliging zonder compromissen
In een sector waar met uiterst gevoelige gegevens wordt gewerkt, is robuuste beveiliging een absolute prioriteit. “Bij Fednot voldoen we aan de hoogste veiligheidsnormen,” zegt Arijs. “Dit betekent dat niemand en niets standaard wordt vertrouwd, en dat elke toegang strikt wordt gecontroleerd. Het is een delicate balans tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid, maar in onze sector is het een absolute noodzaak.”
Vlekkeloze migratie met minimale impact voor gebruikers
Een van de grootste uitdagingen recent was de netwerkvernieuwing van het SDN-datacenter, een cruciaal onderdeel van Fednot’s IT-infrastructuur. Aangezien Fednot de kritische applicaties voor alle notarissen in België beheert, was het essentieel om een sluitend migratieplan op te stellen dat de downtime tot een absoluut minimum beperkte.
Jorne Bauweraerts, engineer bij spotit en nauw betrokken bij het project, licht toe: “Fednot moest hun SDN-datacenterinfrastructuur vernieuwen, gebaseerd op Cisco ACI. Ze werken met drie datacenters in een ACI multi-pod setup. Alle leaf- en spine-switches waren aan vervanging toe omdat ze End-of-Life waren, en hetzelfde gold voor hun ACI-controllers (APIC-cluster).”
De volledige migratie verliep uiterst vlot, tot grote tevredenheid van Vincent Arijs: “De migratie van het datacenternetwerk is succesvol doorgevoerd. Dit was geen eenvoudige opdracht. Het project was technisch complex en moest worden afgestemd op tal van andere lopende interventies. Bovendien moest de uitrol grotendeels buiten de werkuren plaatsvinden om de operationele continuïteit te garanderen. Ik wil hierbij graag de enorme flexibiliteit van het spotit-team benadrukken.”
Het team van spotit bracht niet alleen sterke technische expertise mee, maar ook een uitzonderlijke flexibiliteit. Ze stemden zich moeiteloos af op onze planning en zorgden ervoor dat de impact op onze werking tot een minimum werd beperkt.
Een duurzaam partnership
“Voor Fednot is deze samenwerking meer dan een eenmalig succes,” benadrukt Vincent Arijs. “Spotit is al meerdere jaren een vertrouwde partner voor ons. We kunnen rekenen op een team met de juiste mensen, sterke competenties en diepgaande technische knowhow. Ze hebben keer op keer bewezen niet alleen over de nodige technische expertise te beschikken, maar ook de flexibiliteit en visie te hebben om samen met ons te groeien.”
De flexibiliteit die ze bij spotit aan de dag leggen, is voor ons een zeer grote meerwaarde. Ze zijn alert en spelen ook kort op de bal.
Een sterke basis voor de toekomst
Met het vernieuwde netwerk is Fednot klaar om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan. Bovendien biedt de nieuwe infrastructuur extra mogelijkheden op het gebied van Application-Centric Infrastructure (ACI). Vincent Arijs licht toe: “Dit sluit naadloos aan bij onze strategie om verder te automatiseren waar mogelijk. We willen hierin stappen vooruit zetten, maar doen dat steeds gecontroleerd. Momenteel testen we ACI in een proefomgeving en analyseren we de resultaten. Is de conclusie positief, dan rollen we deze technologie verder uit.”
Daarnaast staat op de roadmap hoe monitoring en logging verder geoptimaliseerd kunnen worden. Het doel is om de prestaties van zowel het netwerk als de applicaties nauwgezet te volgen en waar nodig bij te sturen. Om zo naar een proactief support model te evolueren.
Ook cybersecurity blijft een speerpunt. “Beveiliging is voor ons een continu proces,” zegt Arijs. “Voor het komende jaar hebben we opnieuw diverse projecten op de agenda staan om onze maturiteit verder te verhogen. Cyberbeveiliging blijft een absolute prioriteit.”
De toekomst brengt ongetwijfeld nieuwe uitdagingen, maar met een duidelijke visie en sterke partners zoals spotit heeft Fednot een solide basis gelegd om deze succesvol aan te pakken.
Lessons learned
Standaardisatie en automatisatie
“Zet zoveel mogelijk in op standaardisatie en automatisatie in technologie. Dit stelt je in staat om sneller en efficiënter te reageren op de behoeften van zowel de business als de klanten.”
Lessons learned
Werk met betrouwbare partners
“Kies voor partners die je gemoedsrust geven bij het opzetten en uitrollen van nieuwe technologieën. Goede partners leveren niet alleen technische expertise, maar zorgen ook voor duidelijke meerwaarde, zowel binnen als buiten de IT-afdeling.”
Plan realistisch en manage verwachtingen
“Neem de tijd om je projecten goed in te plannen. Taken nemen vaak meer tijd in beslag dan verwacht, zeker wanneer meerdere projecten parallel lopen. Het afstemmen hiervan is een uitdaging. Daarnaast is het cruciaal om realistisch te zijn in je verwachtingen en deze helder te communiceren.”
Wie is Fednot?
Fednot ondersteunt notariskantoren in België op verschillende vlakken: juridische adviezen, kantoorbeheer, IT-oplossingen, opleidingen en informatie voor het grote publiek. Het netwerk omvat 1.113 kantoren, 1.754 notarissen en 9.760 medewerkers.
Een van de belangrijkste taken van Fednot is het begeleiden van notarissen bij hun digitale transformatie. Met zo’n 50 applicaties helpt Fednot administratieve processen eenvoudiger en efficiënter te maken. Daarnaast ontwikkelt Fednot ook innovatieve oplossingen, zoals Izimi, een ultrabeveiligde digitale kluis voor alle Belgische burgers. Deze applicatie biedt een veilige ruimte om documenten te beheren en ze in alle vertrouwen over te dragen.
Vragen over dit project?
Ook op zoek naar een partner om uw cyber security en netwerking naar een hoger niveau te tillen?