Spotit BV, Guldensporenpark 30, Blok C, B-9820 Merelbeke, met ondernemingsnummer BE0553.580.186 (hierna: “spotit”) treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in het kader van het organiseren van evenementen en het versturen van communicaties met betrekking tot spotit. Dit houdt in dat spotit bepaalt wat er met de verkregen persoonsgegevens gebeurt en op welke wijze deze verwerkt worden.
1. Algemeen
Spotit leeft de nationale en Europese regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens na. Het neemt mede in rekening de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van de persoonsgegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming; hierna “AVG”), alsook de aanpassingen van de nationale wetten op deze Europese Verordening. Spotit treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de persoonsgegevens die via de website verzameld worden.
2. Persoonsgegevens
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op uw persoonsgegevens. Het begrip persoonsgegevens wordt geïnterpreteerd volgens de definitie komende uit de AVG, zijnde “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”
Spotit verzamelt uw persoonsgegevens op drie manieren:
- via uzelf;
- via derden die aangeven dat u mogelijk interesse hebt in de dienstverlening van spotit. In het laatste geval brengt spotit u op de hoogte van het feit dat uw gegevens doorgegeven zijn aan spotit;
- via beelden die gemaakt worden tijdens een evenement.
3. Doeleinden verwerking
Spotit gebruikt uw persoonsgegevens voor het organiseren van evenementen, alsook het uitsturen van communicaties met betrekking tot spotit. Spotit beroept zich voor bepaalde communicaties op het gerechtvaardigd belang. Dat is bijvoorbeeld het geval voor het uitsturen van uitnodigingen voor seminaries/evenementen naar klanten, prospecten en leveranciers van spotit en het uitsturen van evenementinformatie naar de personen die zich inschreven. Echter, voor communicaties naar het ruimere publiek beroept spotit zich op de verkregen toestemming.
Daarnaast kunnen er tijdens evenementen ook foto’s genomen worden of video’s gemaakt worden die voor publicatiedoeleinden (sociale media/website/marketing) gebruikt kunnen worden. U zal enkel gericht afgebeeld worden wanneer u daarvoor uw toestemming heeft gegeven bij de inschrijving van een evenement. Indien u geen toestemming heeft gegeven, maakt spotit een afweging of de beelden “gericht” zijn, aldus of u herkenbaar bent of niet. Indien niet, kunnen de beelden ook zonder toestemming gebruikt worden. Indien u echter van mening bent dat u toch herkenbaar bent, neem dan gerust contact met ons op via [email protected].
Spotit garandeert ten allen tijde dat de nodige maatregelen getroffen worden om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd zijn en enkel toegankelijk zijn voor diegenen die daartoe de toelating hebben.
4. Doorgifte persoonsgegevens
Spotit kan uw persoonsgegevens delen in volgende gevallen:
- in het kader van het uitsturen van communicaties met een extern mailhostingsbedrijf
- de organisatie van evenementen, de sponsoring ervan; In het geval het gaat over gesponsorde evenementen zullen persoonsgegevens gedeeld worden met partners, die vooraf aan de inschrijving bekend gemaakt worden. In het kader van informatiebehoefte en het verbeteren van diensten naar de toekomst toe wordt een beperkte set aan gegevens van de inschrijvers gedeeld met onze partners, nl. Bedrijfsnaam, functie en naam. Indien er geen sprake is van een gesponsord evenement, worden de gegevens niet gedeeld met partners van spotit.
- het inschakelen van een verwerker die ondersteuning biedt bij de organisatie van het evenement.
Indien hierbij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) getransfereerd worden, zorgt spotit ervoor dat de nodige waarborgen aanwezig zijn zodanig dat verzekerd is dat daar eenzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens wordt geboden als binnen de EER. Spotit zal in geen geval verzamelde persoonsgegevens onrechtmatig verspreiden, verhuren, verkopen en/of andere commerciële activiteiten nastreven.
5. Beveiliging persoonsgegevens
Spotit draagt als security & netwerk bedrijf de beveiliging van gegevens hoog in het vaandel. Ter beveiliging van uw gegevens wordt een uitgebreid scala aan technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing en niet-toegestane wijzigingen, toegangen of verwerkingen. Er wordt ook op toegezien dat uw gegevens niet per vergissing terecht komen bij derde partijen. Indien u hierover meer informatie wenst te bekomen, kan u zich richten tot [email protected].
6. Duur van de verwerking
De verzamelde gegevens waarvoor spotit zich baseert op gerechtvaardigd belang, blijven bewaard voor zolang er een samenwerkingsverband bestaat en deze kunnen gebruikt worden voor het uitsturen van communicaties.
Voor de verzamelde gegevens waarvoor toestemming verkregen werd, maken we een onderscheid tussen de gegevens waarvoor spotit ten alle tijde verwerkingsverantwoordelijke blijft en deze waarvoor er een doorgifte aan een derde partij heeft plaatsgevonden.
In het eerste geval, bewaart spotit deze voor zolang deze nuttig kunnen zijn in functie van communicaties naar het ruimere publiek en het opmaken van bijvoorbeeld brochures of reclamemateriaal.
In het tweede geval waarbij een doorgifte heeft plaatsgevonden, worden uw gegevens bewaard volgens de geldende privacyverklaring van de derde partijen die uw gegevens ontvangen hebben.
U kunt uw toestemming op elk ogenblik intrekken indien u niet langer geïnformeerd wenst te worden of indien u niet langer wenst dat beeldmateriaal gebruikt wordt waarop u voorkomt.
Indien u uw rechten wenst toe te passen, kunt u zich steeds richten tot [email protected].
7. Rechten
U heeft de volgende rechten, met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat spotit van uw persoonsgegevens maakt.
- Recht op verbetering, verwijdering en beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
- Recht van verzet: u beschikt over het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast heeft u steeds het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens met direct marketing als doeleinde; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.
- Recht van vrije gegevensoverdracht: u beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen of aan andere verwerkingsverantwoordelijken over te dragen.
- Recht van intrekking van toestemming: voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.
U kan spotit steeds contacteren voor het uitoefenen van deze rechten via [email protected] of via het contactformulier op de website https://www.spotit.be/.
Indien u een klacht wilt indienen wegens schending van uw persoonsgegevens dient u zich te richten naar de toezichthoudende autoriteit. Hiervoor dient u contact op te nemen met de gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: [email protected] of www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Laatst bijgewerkt: 26/01/2023